Der perfekte Veranstaltungsort für Ihr Firmenevent

Unser heutiges Thema: Auswahl des Veranstaltungsortes für Firmenveranstaltungen. Erfahren Sie, wie Ziele, Budget, Erreichbarkeit, Technik, Atmosphäre und Nachhaltigkeit zusammenwirken, damit Ihr Event wirkt und im Gedächtnis bleibt. Schreiben Sie Ihre Fragen in die Kommentare und abonnieren Sie unsere Updates, um künftig keine Tipps zur ortssicheren Planung zu verpassen.

Ziele klären, Anforderungen präzisieren

Beginnen Sie mit Zielgruppe, Botschaft und gewünschter Stimmung. Übersetzen Sie diese in Anforderungen wie Kapazität, Raumhöhe, Tageslicht, Breakout-Flächen, Akustik, Technik, Branding-Zonen und Catering-Setup, damit Entscheidungen nachvollziehbar und messbar werden.

Ziele klären, Anforderungen präzisieren

Holen Sie Vertrieb, HR, IT, Sicherheit und Eventteam zeitig an den Tisch. Kurze Interviews ergeben eine priorisierte Kriterienliste, verhindern späte Überraschungen und beschleunigen die Auswahl des Veranstaltungsortes, der wirklich zur Unternehmensrealität passt.

Budgetplanung ohne böse Überraschungen

Betrachten Sie Raummiete, Reinigung, Sicherheit, Technik, Personal, Strom, Verlängerungszeiten, Lagerflächen und Gebühren. Addieren Sie Catering, Möbel, Branding, WLAN-Upgrades und Gebühren für Fremddienstleister, damit der wahre Preis des Veranstaltungsortes sichtbar wird.

Lage, Erreichbarkeit und Barrierefreiheit

Prüfen Sie Nähe zu Bahnhöfen und Flughäfen, Taktungen, Taxi- und Ridesharing-Verfügbarkeit. Denken Sie an internationale Gäste, Visazeiten und Beschilderung in mehreren Sprachen. Kurze Wege erhöhen Pünktlichkeit und senken Stress am Veranstaltungstag.

Lage, Erreichbarkeit und Barrierefreiheit

Ermitteln Sie Parkplätze, Ladezonen und Shuttle-Optionen. Testen Sie Fußwege im Realbetrieb, nicht nur auf Karten. Weisen Sie Eintrittspunkte klar aus. Teilen Sie Anreiseinformationen frühzeitig per E-Mail, Kalenderdatei und Event-App, um Rückfragen zu minimieren.

Kapazitäten, Raumlayouts und Technik

Testen Sie Sicht auf Bühne und Screens aus verschiedenen Winkeln. Prüfen Sie akustische Maßnahmen, Deckenhöhen und Materialität. Variieren Sie Bankett, Parlament, U-Form, Theater und Cabaret, um Interaktion und Konzentration optimal auszubalancieren.

Kapazitäten, Raumlayouts und Technik

Fragen Sie nach Projektoren, LED-Wänden, Ton, Mikrofonen, Bühnenlicht, Stromlast und redundanter Internetanbindung. Führen Sie eine Live-Probe durch. Klären Sie Betreuung durch Haustechnik und erlaubte Fremdfirmen, um Reibungsverluste zu vermeiden.

Kulinarik, Bedürfnisse und Wohlbefinden

Berücksichtigen Sie vegetarische, vegane, halal, koschere und allergenfreie Optionen. Fragen Sie nach transparenten Zutatenlisten. Planen Sie leichte, energiegebende Speisen. Kurze, häufige Snacks fördern Networking, lange Mahlzeiten eignen sich für tiefe Gespräche.

Fragen Sie nach Ökostrom, Abfallkonzepten, Mehrwegsystemen, Wassermanagement und regionalen Lieferketten. Prüfen Sie Zertifizierungen glaubwürdig. Messen Sie CO₂-Faktoren von Anreise und Catering. Kommunizieren Sie Maßnahmen offen und laden Sie zum Mitmachen ein.

Erarbeiten Sie Evakuierungspläne, Erste-Hilfe-Strukturen, Crowd-Management und klare Zuständigkeiten. Testen Sie Funkkanäle und Kontaktketten. Der beste Veranstaltungsort liefert Pläne proaktiv. Bitten Sie das Team, Notfallrollen zu üben und Lücken zu melden.

Klärung von Fotorechten, DSGVO, Hausordnung, Versicherungen und Haftung gehört in die Vorauswahl. Prüfen Sie Lagerung sensibler Materialien. Dokumentieren Sie Freigaben transparent und sammeln Sie Einverständnisse leicht zugänglich über Ihre Eventkommunikation.

Der fast teure Fehlgriff

Wir buchten beinahe eine schicke Halle mit schwieriger Akustik. In der Testbegehung zeigte sich, dass Vorträge hallten und Wege lang waren. Die Erkenntnis: Atmosphäre ohne Funktion kostet später Aufmerksamkeit und Budget.

Die Wende dank Teilnehmer-Personas

Wir kartierten Informationsbedürfnisse, Mobilität und Networking-Ziele unserer Gäste. Ein kompakter, tageslichtreicher Veranstaltungsort mit kurzen Wegen gewann. Die Gespräche wurden dichter, Sessions lebendiger, und die Zufriedenheitswerte stiegen deutlich.

Lektion für künftige Auswahlentscheidungen

Seitdem testen wir Akustik, Sichtlinien und Anreise mit realen Szenarien. Wir laden Technikleiter früh ein und protokollieren Messwerte. Abonnieren Sie unseren Newsletter, wenn Sie die Checkliste erhalten möchten und nichts verpassen wollen.